Information der betroffenen Personen (Mieter und Mietinteressenten)
bei Direkterhebung (Art. 6 ff. DS-GVO)
Die Wohnungsgesellschaft Freital mbH informiert umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ihre Daten werden zum Zweck der Vertragsdurchführung, Schadensbearbeitung, Instandhaltung und weiteren gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben erhoben und verarbeitet.
Verantwortlicher:
Wohnungsgesellschaft Freital mbH, Lutherstraße 22, 01705 Freital
0049 351 652619-0, info@wgf-freital.de, https://www.wgf-freital.de/
Gesetzlicher Vertreter:
Geschäftsführer
Datenschutzbeauftragter:
vdw Sachsen, Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft e. V.,
Telefon: 0049 351 4917722, E-Mail: datenschutz@vdw-sachsen.de
Angaben zur Verarbeitungstätigkeit
Zweckbestimmung der Datenerhebung, -speicherung, -verarbeitung oder -nutzung:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen und/oder zur Erfüllung vertraglicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO oder im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit f DS-GVO oder aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.
Wenn Sie sich als Mietinteressent an uns wenden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen die gewünschte Wohnung anzubieten und einen Mietvertrag mit Ihnen anbahnen zu können. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und f DS-GVO und aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO, soweit dies aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z. B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist.
Wenn Sie Bestandsmieter sind, wir also mit Ihnen einen Mietvertrag abgeschlossen haben, erfolgt die Verarbeitung der Daten zur Durchführung und Abwicklung Ihres Mietvertrags (insbesondere zur Mieterverwaltung, Wohnungs- und Gewerbeverwaltung, Verwaltung und Beauftragung von Bau- und Reparaturmaßnahmen).
Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und f. DS-GVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c, DS-GVO, soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z. B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist, verarbeitet.
Wenn Sie uns einen Schaden an unseren Immobilien melden, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung der Reparatur im Rahmen Ihres Mietverhältnisses und/oder zur Instandhaltung und Modernisierung unserer Immobilienobjekte. Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, c und f DS-GVO. Sofern die Reparatur nicht durch uns durchgeführt werden kann, übermitteln wir Ihre Schadensmeldung an von uns beauftragte Dienstleister (z. B. Handwerker). Die Übermittlung erfolgt zur Durchführung der Reparatur auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und lit. f DS-GVO.
Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten darüber hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten. Dazu gehören z. B. der Datenaustausch mit Auskunfteien (wie z. B. Schufa, Creditreform, Bürgen) zur Ermittlung der Bonität bzw. des Ausfallrisikos und der Datenaustausch mit Rechtsanwälten und Gerichten zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO gegeben.
Zum Teil sind wir auch von Gesetzes wegen zur Datenerhebung, -speicherung, -verarbeitung oder -nutzung verpflichtet:
So müssen wir beispielsweise bestimmte Geschäftsunterlagen wie z. B. den Mietvertrag, der Ihre personenbezogenen Daten enthält, mindestens 10 Jahre lang aufbewahren, selbst wenn Sie aus unserer Wohnung ausgezogen sind und der Meldebehörde auf Anfrage mitteilen, welche Personen in Ihrem Haushalt wohnen.
Die Rechtmäßigkeit dieser Datenverarbeitung beruht in diesen Fällen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO.
Empfänger und Kategorien der Empfänger der personenbezogenen Daten:
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung gegenseitiger vertraglicher Verpflichtungen benötigen. Auch von uns beauftragte Auftragsverarbeiter können zu diesem Zweck Ihre Daten erhalten. Im Hinblick auf weitere Empfänger Ihrer Daten außerhalb unseres Unternehmens kommt in Betracht, dass wir Ihre Daten weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung vertraglicher oder vorvertraglicher Pflichten erforderlich ist, Sie in die Datenweitergabe eingewilligt haben oder die Datenweitergabe zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c oder f DS-GVO) erforderlich ist.
In diesem Rahmen kommt die Weitergabe Ihrer Daten insbesondere an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern in Betracht: Mieter und Mietinteressenten (z. B. zur Besichtigung der Wohnung, bevor Sie aus unserer Wohnung ausziehen), Wohnungseigentümer und WEG-Verwalter (z. B. im Rahmen von Mietverwaltungsleistungen unseres Unternehmens), Käufer und Kaufinteressenten von Immobilien (z. B. zur Vereinbarung eines Besichtigungstermins), Handwerker (z. B. zur Durchführung einer Reparatur in Ihrer Wohnung), Lieferanten und Dienstleister unserer Gesellschaft, wie z. B. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (die z. B. Einsicht in unsere Buchhaltung nehmen dürfen) oder z. B. Pfändungsgläubiger, die ihre Ansprüche aus dem Mietverhältnis pfänden, Rechtsanwälte (die wir z. B. im Falle eines Rechtsstreits mit unserer Vertretung beauftragen) oder IT-Dienstleister, die unsere Hard- und Software warten oder unsere Daten in unserem Auftrag verarbeiten und speichern (z. B. pdv-systeme Sachsen GmbH, Aareon Deutschland GmbH (RELion), Crem Solutions GmbH & Co. KG, ACRIBIT GmbH, Immosolve GmbH etc.).
Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten darüber hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten und geben zu diesem Zweck Daten an Dritte weiter. Dazu gehört z. B. vor dem Mietvertragsabschluss der Datenaustausch mit Auskunfteien (wie z. B. Schufa, Creditreform) zur Ermittlung der Bonität bzw. des Ausfallrisikos. Im laufenden oder beendeten Mietvertragsverhältnis findet – soweit erforderlich – der Datenaustausch mit Rechtsanwälten zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten statt.
Regelmäßig findet auch ein Datenaustausch mit Ableseunternehmen (wie z. B. ista Deutschland GmbH, Brunata Wärmemesser GmbH & Co. KG, Dometa GmbH etc.) statt, damit diese die Zählerstände der Verbrauchszähler ablesen und ggf. abrechnen.
Ein Datenaustausch kann auch z. B. mit Versorgungsunternehmen (die z. B. als Grundversorger Ihre Wohnung nach Ihrem Einzug versorgen), mit Laboren zur Untersuchung des Wassers auf Legionellen, Banken und Sparkassen (z. B. zur Durchführung des Lastschriftverfahrens oder der Kautionslegung) und mit Organen unseres Unternehmens (z. B. Aufsichtsrat, Gesellschafter; denen wir umfassend Einsicht in unsere Geschäftsunterlagen gewähren müssen), stattfinden.
Zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir gelegentlich auch aufgrund eigener rechtlicher Verpflichtungen veranlasst. So müssen wir z. B. der Meldebehörde auf Anfrage Auskunft über die in der Wohnung lebenden Personen erteilen. Auch gegenüber anderen staatlichen Stellen, wie z. B. dem Finanzamt, dem Jobcenter oder Ermittlungsbehörden sind wir ggf. verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen.
Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der Daten beruht auf Art. 6 Absatz 1 lit. a bis c und f DS-GVO, also auf der Grundlage einer Einwilligung, der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, dem Abschluss und der Erfüllung eines Vertrages, der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder ggf. der Wahrung berechtigter Interessen unserer Gesellschaft oder Dritter.
Geplante Übermittlungen in Drittstaaten:
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten ist nicht geplant.
Regelfristen für die Löschung der Daten:
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange und so weit, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten speichern wir zunächst für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was auch die Abwicklung unseres Vertragsverhältnisses nach Kündigung des Vertrags umfasst. Sofern Ihre personenbezogenen Daten für die Geltendmachung und Abwicklung oder die Abwehr von zivilrechtlichen Ansprüchen erforderlich sind, werden sie entsprechend der allgemeinen Verjährungsfristen für 3 Jahre ab Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie Kenntnis von dem Anspruch begründenden Umständen erlangt haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen hätten müssen (§§ 195, 199 BGB), gespeichert. In bestimmten Fällen beträgt die gesetzliche Verjährungsfrist, z. B. bei titulierten Forderungen, 30 Jahre, sodass Ihre Daten in diesen Fällen bis zum Ablauf dieser Frist gespeichert werden.
Bei einer Datenerhebung im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen werden die Daten gelöscht, wenn ein Mietvertragsabschluss scheitert und wir kein rechtliches Interesse an einer weiteren Datenspeicherung haben. In der Regel löschen wir diese Daten 6 Monate nach dem Scheitern der Vertragsverhandlungen, es sei denn, Sie interessieren sich weiterhin für unsere Immobilienangebote und haben insoweit ausdrücklich in eine längere Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt.
Für eine etwaige Aufbewahrungspflicht in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten gelten unterschiedliche steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen.
Daten mit steuerrechtlicher Relevanz werden nach §§ 257 HGB; 147 AO in der Regel 10 Jahre, andere Daten in der Regel 6 Jahre (jeweils ab Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die Unterlagen entstanden sind) aufbewahrt.
Soweit eine gesetzliche Aufbewahrungsvorschrift nicht besteht, werden die Daten gelöscht bzw. vernichtet, wenn sie weder für die Erfüllung des Vertrags bzw. für vorvertragliche Maßnahmen benötigt werden, noch zur Wahrung unseres berechtigten Interesses unseres Unternehmens erforderlich sind.
Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Durchführung unserer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, ein Vertragsverhältnis durchzuführen.
Rechte der Betroffenen:
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht zur Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DS-GVO sowie das Beschwerderecht bei der unten genannten Datenschutzaufsichtsbehörde.
Sie können Ihre erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Angaben von Gründen widerrufen. Der Widerruf ist an die Wohnungsgesellschaft Freital mbH, vertreten durch den Geschäftsführer, Dipl.-Kfm. Henryk Eismann, Lutherstraße 22, 01705 Freital, Telefon: 0351 652619-0, Telefax: 0351 652619-11, E-Mail: info@wgf-freital.de zu richten.
Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.
In den Fällen, in denen wir die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten auf unsere berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO stützen (z. B. zur Durchsetzung offener Mietzinsforderungen etc.) können Sie gem. Art. 21 Abs. 4 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten einlegen.
Sie haben zudem das Recht, Beschwerden bei der nachfolgenden Aufsichtsbehörde einzureichen:
Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Devrientstraße 5, 01067 Dresden
Telefon: 0049 351 85471-101, E-Mail: post@sdtb.sachsen.de.
Unbeschadet der Möglichkeit, Beschwerden an den Sächsischen Datenschutzbeauftragten zu richten, können Sie sich mit Ihrem Anliegen gern an uns, die Wohnungsgesellschaft Freital mbH, vertreten durch den Geschäftsführer, als gesetzlicher Vertreter, Lutherstraße 22, 01705 Freital, Telefon: 0351 652619-0, Telefax: 0351 652619-11, E-Mail: info@wgf-freital.de oder den Datenschutzbeauftragten der Wohnungsgesellschaft Freital mbH, dem vdw Sachsen, Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft e. V., Telefon: 0049 351 4917722, E-Mail: datenschutz@vdw-sachsen.de wenden.